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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI

da Associazione Sportiva Dilettantistica Tiro a Volo Porpetto – Loc. “La Foredana” – 33050 PORPETTO (UD)

Titolare del trattamento da Associazione Sportiva Dilettantistica Tiro a Volo Porpetto

Responsabile del trattamento: CANCIANI FLAVIO

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016

Nel ringraziarla per averci fornito i Suoi dati personali, portiamo a Sua conoscenza le finalità e le modalità del trattamento cui essi sono destinati. I dati vengono raccolti presso l’interessato.

Finalità del trattamento

Gestione anagrafiche ai fini fiscali, osservanza degli obblighi imposti dalla legge, perseguimento delle finalità istituzionali dell’associazione (comunicazione dei corsi attivati e attivabili, comunicazione delle date fissate per le riunioni associative), utilizzo del materiale audio-video prodotto in occasione della manifestazione. Le finalità del trattamento sono strettamente connesse all’adempimento del contratto sottoscritto con l’Associazione.

In particolare:

Newsletter – invio delle informative a mezzo di indirizzo e-mail da Lei indicato
Attività sportive – rendicontazione, predisposizione squadre, informazioni specifiche agli istruttori/accompagnatori, collaboratori, attività richieste dalla Legge o dai Regolamenti della Federazione Italiana Tiro a Volo
Attività ricreative e/o ludiche – organizzazione gite, predisposizione del percorso in base alle esigenze degli interessati, nonché l’eventuale procacciamento di ditte specializzate nella somministrazione di pasti
Attività di ricerca – le attività di ricerca e statistiche, anche finalizzate alla comunicazione verso enti esterni, vengono svolte unicamente su dati anonimizzati, dai quali non può risalirsi al titolare degli stessi
Attività di promozione dello sviluppo e della diffusione dell’attività sportiva – pubblicazione di foto e video, effettuati durante gli eventi organizzati dall’associazione stessa, sul sito web e social network propri dell’Ente. Le pubblicazioni sono meramente di carattere informativo, educativo ed eventualmente promozionale. Tali dati saranno conservati inoltre negli archivi informatici dell’associazione.
Attività lavorativa – gestione buste paga, adempimenti normativi in materia fiscale, civile, penale, lavoristica anche in ottica di prevenzione degli infortuni e tutela della salute dei lavoratori.
Attività prevenzionistica – come previsto dalla legge in materia di prevenzione alla diffusione del Covid-19 dati di contatto, presenze, dati sanitari generici

Modalità del trattamento

I dati vengono da noi trattati manualmente, conservati nei nostri archivi cartacei, vengono elaborati tramite il nostro sistema informatico, sul quale vengono conservati unitamente a tutti i dati e alle relative dichiarazioni o denunce, questo sia per i rapporti del presente esercizio che per ciò che concerne le prestazioni a Lei fornite per gli anni precedenti. La conservazione dei documenti viene effettuata per la durata prevista dalla Legge, italiana od europea, che preveda la conservazione di documenti (ad es. documentazione contabile, fiscale, ecc.) per il tempo strettamente necessario al rispetto della normativa in vigore o per la salvaguardia dei diritti dell’Associazione o dell’interessato salvo che prima di detto termine, cessi di avvalersi dei nostri servizi o cessi l’attività, nel qual caso sarà Sua premura richiedere la documentazione cartacea e l’eventuale cancellazione dei documenti stessi dal nostro archivio informatico. In questo caso potranno essere da noi conservati unicamente i dati richiesti dalla legge a riprova di operazioni, attività o altri fatti specifici, mentre verranno cancellati tutti i dati non richiesti dalla legge a tutela dei diritti (ad es. indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.). Si precisa comunque che, anche in assenza di detta richiesta, i Suoi dati saranno da noi oggetto di “blocco” con sospensione di ogni trattamento. Tali dati vengono da noi cancellati nel momento in cui si sia prescritto, per Legge, il termine per il controllo e/o l’accertamento delle dichiarazioni o denunce cui gli stessi si riferiscono.

Termini di conservazione

Tutta la documentazione inerente l’attività dell’Associazione viene conservata per un periodo pari a 10 anni, o l’ulteriore necessario in caso di contestazione.

I certificati medici afferenti l‘idoneità agonistica sono conservati per un periodo di 5 anni, anche in conformità al regolamento per il tesseramento FITAV, o l’ulteriore necessario in caso di contestazione o comunque richiesto.

Natura obbligatoria

Tutti i dati richiesti sono obbligatori.

Conseguenze del rifiuto dei dati

In caso di mancata comunicazione dei dati indispensabili per adempiere alle finalità di cui sopra, le conseguenze saranno costituite dall’impossibilità di dare seguito al contratto con l’interessato. Sarà inoltre impossibile adempiere correttamente alla normativa fiscale/amministrativa/civile in vigore necessari per dare seguito al contratto, nonché con le conseguenti pene pecuniarie, sanzioni amministrative, eventuali sanzioni penali, provvedimenti di sospensione o revoca di autorizzazioni e/o licenze, irrogate dai competenti Uffici, intendendosi quindi esonerato lo scrivente da ogni e qualsiasi responsabilità.

Soggetti a cui potranno essere comunicati i dati personali

I dati personali potranno essere comunicati a:

1) Personale dell’Associazione ovvero soggetti comunque coinvolti nell’organizzazione di eventi, attività e coordinamento in qualità di responsabili e incaricati al trattamento per la gestione delle pratiche relative al contratto posto in essere; il personale è stato debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy.

2) Federazioni, Comitati ed Organizzazioni sportive a livello internazionale, nazionale, regionale e locale

3) A tutti gli organi preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti di cui alle finalità anzi indicate

4) Istituti di credito per le operazioni di incasso dei pagamenti.

5) Responsabili anche esterni del trattamento dei dati (es. Consulente del Lavoro, Commercialista, Avvocato).

6) Organi di Stato preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti contabili e fiscali previsti dalla legge.

Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Suoi dati personali a soggetti non necessari per l’espletamento dei servizi o prodotti da Lei richiesti.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 679/2016:

L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, del DPO;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati.

L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

In relazione ai dati conferiti Lei potrà esercitare in ogni momento i diritti di cui alla normativa in vigore, nei confronti del titolare del trattamento, quali: conferma dell’esistenza dei dati, origine, finalità, aggiornamento, cancellazione, diritto di opposizione.

Per esercitare tali diritti dovrà rivolgersi al Responsabile del trattamento dei Dati personali.

Associazione Sportiva Dilettantistica Tiro a Volo Porpetto – Loc. “La Foredana” – 33050 PORPETTO (UD)

Titolare del trattamento da Associazione Sportiva Dilettantistica Tiro a Volo Porpetto

Responsabile del trattamento: CANCIANI FLAVIO

DATA PROCESSING POLICY

Associazione Sportiva Dilettantistica Tiro a Volo Porpetto – Loc. “La Foredana” – 33050 PORPETTO (UD)

Data Holder: Associazione Sportiva Dilettantistica Tiro a Volo Porpetto

Responsible for processing: CANCIANI FLAVIO

Information pursuant to Article 13 of EU Regulation 679/2016

In thanking you for providing us with your personal data, we bring to your attention the purposes and methods of the processing for which they are intended. The data are collected from the data subject.

Purposes of data processing

Management of personal data for tax purposes, compliance with the obligations imposed by law, pursuit of the association’s institutional aims (communication of activated and activatable courses, communication of the dates set for association meetings), use of audio-video material produced during the event. The purposes of the processing are strictly related to the fulfilment of the contract signed with the Association.

In particular:

Newsletter – sending of information by means of the e-mail address indicated by you
Sporting activities – reporting, preparation of teams, specific information to instructors/coaches, collaborators, activities required by law or by the Italian Shooting Federation Regulations
Recreational and/or leisure activities – organising trips, arranging the route according to the needs of the persons concerned, as well as the possible procurement of specialised companies to provide meals
Research activities – research and statistical activities, also with a view to communication to external bodies, are carried out solely on anonymised data, from which the owner of the data cannot be traced
Activities promoting the development and dissemination of sporting activities – publication of photos and videos, taken during events organised by the association itself, on the organisation’s own website and social networks. The publications are purely of an informative, educational and possibly promotional nature. These data will also be stored in the association’s computer archives.
Work activities – payroll management, fulfilment of tax, civil, criminal, labour law requirements also with a view to accident prevention and protection of workers’ health.
Prevention activities – as provided for by law on the prevention of the dissemination of Covid-19 contact data, attendance, general health data

Method of processing
The data are processed by us manually, stored in our paper archives, and are processed via our computer system, on which they are stored together with all data and the relevant declarations or complaints, both for the reports of the present financial year and for services provided to you for previous years. Documents are retained for the period of time stipulated by Italian or European law, which provides for the retention of documents (e.g. accounting documents, tax documents, etc.) for the time strictly necessary to comply with the regulations in force or to safeguard the rights of the Association or of the person concerned, unless you cease to use our services or cease your activity before this deadline, in which case you will be required to request the hard copy of the documents and their possible deletion from our computer archive. In this case, only data required by law to prove specific operations, activities or other facts may be retained by us, while all data not required by law to protect your rights (e.g. e-mail address, telephone number, etc.) will be deleted. Please note, however, that even in the absence of such a request, your data will be “blocked” by us with suspension of all processing. These data are deleted by us when the time limit for checking and/or ascertaining the declarations or complaints to which they refer has expired by law.

Storage terms

All documents relating to the Association’s activities are retained for a period of 10 years, or as long as necessary in the event of a dispute.

Medical certificates pertaining to competitive fitness shall be retained for a period of 5 years, also in accordance with the FITAV membership regulations, or such further period as may be necessary in the event of a dispute or otherwise required.

Compulsory nature

All requested data are mandatory.
Consequences of refusal to provide data
In the event of failure to provide the data required to fulfil the above-mentioned purposes, the consequences will be that it will be impossible to follow up the contract with the person concerned. It will also be impossible to comply correctly with the tax/administrative/civil regulations in force necessary to follow up the contract, as well as with the consequent fines, administrative sanctions, possible penal sanctions, suspension or revocation of authorisations and/or licences, imposed by the competent Offices, and the writer is therefore exonerated from any and all responsibility.
Parties to whom personal data may be communicated
Personal data may be communicated to:

1) Association staff or subjects in any case involved in the organisation of events, activities and coordination in their capacity as data processors and persons in charge of processing for the management of practices related to the contract in place; the staff has been duly instructed on personal data security and the right to privacy.
2) International, national, regional and local sports federations, committees and organisations
3) To all bodies in charge of checks and controls regarding the regularity of the fulfilment of the above-mentioned purposes
4) Credit institutions for payment collection operations.
5) External data processors (e.g. employment consultants, accountants, lawyers).
6) State bodies in charge of checks and controls on the regularity of accounting and tax fulfilments required by law.
In any case, it is forbidden to communicate or disseminate your personal data to parties not required for the performance of the services or products requested by you.

RIGHTS OF THE DATA SUBJECT
You may exercise your rights vis-à-vis the data controller at any time, pursuant to EU Regulation 679/2016:
You have the right to obtain confirmation of the existence or otherwise of personal data concerning you, even if not yet recorded, and its communication in intelligible form.

The data subject has the right to obtain the indication:

a) the origin of the personal data
b) the purposes and methods of the processing
c) the logic applied in the event of processing carried out with the aid of electronic instruments
d) the identity of the data controller, data processors and the DPO;
e) the entities or categories of entity to whom or which the personal data may be communicated or who or which may get to know said data in their capacity as data processors or persons in charge of the processing.

The data subject has the right to obtain
a) the updating, rectification or, when he/she is interested, the integration of the data;
b) the cancellation, transformation into anonymous form or blocking of data processed in breach of the law, including data whose storage is not necessary in relation to the purposes for which the data were collected or subsequently processed;

The data subject has the right to object, in whole or in part
a) on legitimate grounds, to the processing of personal data concerning him/her, even though they are relevant to the purpose of the collection
b) to the processing of personal data concerning him/her for the purpose of sending advertising material or direct sales or for carrying out market research or commercial communication.

In relation to the data provided, you may at any time exercise your rights under current legislation, vis-à-vis the data controller, such as: confirmation of the existence of the data, origin, purpose, updating, deletion, right to object.

To exercise these rights you must contact the Data Controller.